Tps cho các cuộc họp khoảng cách tốt
Apr 23, 2019
Lời khuyên cho các cuộc họp từ xa tốt
Các cuộc họp từ xa tiết kiệm thời gian và tạo ra kết quả nhanh hơn
Một số lợi thế của các cuộc họp từ xa là:
• Giảm hoặc loại bỏ chi phí đi lại
• Tăng hiệu quả công ty - thời gian đi lại trở thành thời gian làm việc
• Giảm mức độ căng thẳng giữa các nhân viên - cân bằng cuộc sống-công việc
• Đơn giản và tự phát
• Thân thiện với môi trường
Lời khuyên cho các cuộc họp từ xa
Chuẩn bị (Nếu chủ trì một cuộc họp)
Mục đích. Có mục đích rõ ràng cho cuộc họp và những gì bạn mong đợi từ những người tham gia. Đây có phải là một cuộc họp cho thông tin, thảo luận hoặc quyết định?
• Đúng người. Mời đúng người, những người mà cả hai thêm một cái gì đó vào cuộc họp và điều đó nhận được một cái gì đó từ nó.
• Bài đọc yêu cầu. Gửi các bài đọc yêu cầu cho những người tham gia và nhận xét cá nhân cho mỗi người tham gia về những gì được mong đợi ở họ. Có phải họ cho rằng sẽ mang thông tin nhất định đến cuộc họp hoặc đặc biệt giải thích điều gì đó.
• Chương trình nghị sự rõ ràng. Gửi một chương trình nghị sự và danh sách những người tham gia trong thời gian tốt trước cuộc họp.
• Thông báo. Giải thích cách tham gia cuộc họp (số điện thoại và bất kỳ mã PIN nào) hoặc liệu cuộc gọi sẽ được thực hiện cho người tham gia.
• Kiểm tra. Trước khi dẫn dắt cuộc họp đầu tiên của bạn, hãy thực hiện một vài cuộc gọi thử nghiệm và thử các chức năng khác nhau. Đây có thể là trường hợp tổng đài của bạn yêu cầu các lệnh đặc biệt để gọi cho nhiều bên - kiểm tra với người quản lý điện thoại của bạn.
• Tài liệu. Cuộc họp sẽ được ghi nhận như thế nào? Đó là một ý tưởng tốt để sử dụng tính năng ghi âm.
• Giữ cho nó đơn giản. Nếu cuộc họp là cuộc họp định kỳ, hãy thêm những người tham gia dưới dạng một nhóm trong hướng dẫn hội nghị hoặc thêm các liên hệ riêng lẻ vào danh bạ.
• Bắt đầu và kết thúc đúng giờ. Luôn bắt đầu cuộc họp vào thời gian chỉ định, ngay cả khi có người tham gia mất tích.
(Lên kế hoạch nghỉ ngắn nếu cuộc họp cần được kéo dài).
• Theo dõi và theo dõi thông qua. Tóm tắt, theo dõi và gửi ghi chú cuộc họp trực tiếp sau cuộc họp. [Đặt thời hạn và cho mọi người biết ai chịu trách nhiệm cho việc gì].
Trong cuộc họp (Nếu chủ trì cuộc họp)
Giới thiệu. Chào mừng và giới thiệu mọi người. Điều này giúp cuộc họp bắt đầu tốt và đảm bảo bầu không khí hòa nhập, ngay cả đối với những người ở ngoài địa điểm. Nếu cuộc họp không lớn lắm (tối đa 10 người tham gia), hãy yêu cầu người tham gia giới thiệu ngắn gọn về bản thân họ để có được tiếng nói của họ. Luôn cố gắng tạo ra một bầu không khí mang lại cho mọi người cảm giác ngồi cùng nhau, ngay cả những người tham gia tại các địa điểm khác.
• Phút. Ghi chép hoặc chỉ định một thư ký có thể mất vài phút và có quyền truy cập vào bản ghi âm nếu có.
• Chương trình nghị sự. Người đứng đầu cuộc họp giải thích cuộc họp sắp diễn ra và thời gian diễn ra trong bao lâu và cung cấp một bản tóm tắt ngắn gọn về chương trình nghị sự.
• Gián đoạn. Bắt đầu cuộc họp bằng cách giải thích các quy tắc cơ bản cho cuộc họp và những gì có thể gây rối.
Bạn sẽ không được đọc e-mail, lướt trên điện thoại thông minh của bạn, làm việc với các bài tập khác, v.v.
• Nghỉ giải lao. Nếu cuộc họp diễn ra lâu hơn 45 phút, hãy nghỉ ngơi để cho phép mọi người duỗi chân trong vòng 10 - 15 phút trước khi tiếp tục.
• Đạt được thỏa thuận. Trước khi chuyển sang một mục mới, hãy kiểm tra với những người tham gia khác nhau để xem có ai muốn nói gì không. Điều này làm cho tất cả mọi người cảm thấy tham gia.
• Năng động. Quản lý và xem xét sự năng động trong nhóm. Hãy chắc chắn rằng mọi người đều có tiếng nói trong vấn đề được thảo luận, giải quyết các xung đột.
• Giải thích. Nếu có điều gì đó xảy ra trong phòng (có lẽ có thể gây cười), hãy giải thích những gì đang xảy ra với bất kỳ ai tham gia qua điện thoại để đảm bảo rằng mọi người đều cảm thấy được bao gồm.
• Thời gian cho câu hỏi. Dành thời gian để đối phó với bất kỳ câu hỏi.
• Cuộc họp mới. Nếu có những vấn đề cần được theo dõi, đồng ý một thời gian cho cuộc họp tiếp theo.
Sau cuộc họp (Nếu chủ trì cuộc họp)
Theo dõi và theo dõi thông qua. Tóm tắt, theo dõi và gửi ghi chú cuộc họp trực tiếp sau cuộc họp. Đặt thời hạn và cho mọi người biết ai chịu trách nhiệm cho việc gì.
Đối với bất kỳ ai tham gia vào một cuộc họp (trên địa điểm từ xa)
• Hòa bình và yên tĩnh. Cố gắng tìm một nơi yên tĩnh để ngồi càng tốt.
• Đậu lên. Nếu bạn đang tham gia từ ô tô của mình, hãy đỗ xe an toàn, ví dụ như trong bãi đỗ xe, trước khi tham gia cuộc họp.
• Tắt micrô. Nếu bạn đang ngồi ở một nơi có nhiều tiếng ồn xung quanh, ví dụ như ở sân bay hoặc trong xe hơi hoặc quán cà phê, hãy tắt micrô (tắt tiếng) khi bạn không nói.
• Hãy sẵn sàng trong nhiều thời gian. Hãy chắc chắn rằng bạn đang trong thời gian tốt cho cuộc họp để cho mình cơ hội trò chuyện với những người tham gia khác trước khi cuộc họp bắt đầu (giống như cách mọi người trong phòng hội nghị cùng làm).
• Giới thiệu bản thân. Nếu bạn có điều gì muốn nói, hãy đảm bảo mọi người nhận ra giọng nói của bạn bằng cách giới thiệu bản thân trước.
• Thông báo cho mọi người. Nếu bạn bị ngắt kết nối (tiếp nhận kém, v.v.), hãy gọi lại ngay lập tức và vào thời điểm thuận tiện, hãy cho những người tham gia khác biết rằng bạn đã đi được một lúc.
• Tiêu điểm. Tập trung vào cuộc họp. Không đọc e-mail hoặc làm những việc khác trong cuộc họp.
