Tại sao chọn hệ thống hội nghị video?

Tại sao chọn hệ thống hội nghị video?

Với sự phát triển của quy mô doanh nghiệp và sự gia tăng của nhân sự và chi nhánh, nhiều "rắc rối phát triển" chắc chắn phát sinh, chẳng hạn như các vấn đề quản lý doanh nghiệp, truyền thông, hiệu quả, chi phí chất thải và như vậy. Trong thực tế, miễn là hiệu quả truyền thông được cải thiện, người quản lý có thể tiết lộ thông tin ra quyết định kịp thời hơn, giám đốc điều hành có thể nhanh chóng triển khai quyết định để nắm bắt cơ hội kinh doanh và cuối cùng mang lại nhiều lợi nhuận và thị phần hơn.

Truyền thông chiếm một vị trí rất quan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp. Các phương thức giao tiếp từ xa truyền thống không nhiều hơn số liên lạc qua điện thoại hoặc chuyến công tác. Mặc dù teleconferencing có thể giao tiếp nhanh chóng và nhanh chóng, bởi vì những hạn chế vô hình của nó, mọi người phải được gửi về kinh doanh khi họ cần để hiển thị các sản phẩm và thông tin trong khi giao tiếp. Thường để tham dự một giờ họp cần phải dành hơn hai ngày để đi du lịch, kèm theo chi phí đi lại cao, làm tăng chi phí hoạt động kinh doanh. Mặc dù du lịch thường xuyên có thể giải quyết hầu hết các vấn đề, nhưng kéo dài chu kỳ ra quyết định, trong các cửa hàng độc ác, một thứ hai sau các đối thủ cạnh tranh có thể mất nhiều hơn tiền chỉ. Làm thế nào để cải thiện chất lượng truyền thông và hiệu quả đã trở thành một phải cho lãnh đạo doanh nghiệp.

Theo quan điểm của những khó khăn truyền thông của các doanh nghiệp, hệ thống hội nghị truyền hình đã thành hiện thực, và các nhà sản xuất lớn trong nước và nước ngoài đã đưa ra hệ thống hội nghị truyền hình của riêng mình. Video conferencing có lợi thế rõ ràng hơn teleconferencing truyền thống. Hội nghị truyền hình có thể cung cấp môi trường âm thanh và video trực tiếp và toàn diện và tương tác hơn trong giao tiếp. Việc tổ chức hội nghị video không chỉ có thể nghe thấy giọng nói của người nói, mà còn thấy rõ biểu hiện, hành động của mình, mang lại trải nghiệm giao tiếp trực quan và thực tế. Chức năng chia sẻ tệp dữ liệu có thể hiển thị ảnh, PPT, tài liệu, tệp nghe nhìn, để giáo dục từ xa và đào tạo thực sự trở thành hiện thực. Hệ thống hội nghị truyền hình không chỉ thuận tiện cho các doanh nghiệp tổ chức các cuộc họp nội bộ và trao đổi kỹ thuật bất cứ lúc nào mà còn giúp doanh nghiệp giải quyết các vấn đề đào tạo và tuyển dụng ở nhiều nơi khác nhau. Nó làm cho giao tiếp đường dài thường xuyên hơn, hiệu quả hơn và hiệu quả hơn, do đó ảnh hưởng sâu sắc đến chế độ hoạt động của doanh nghiệp, rút ngắn thời gian ra quyết định, đồng thời cải thiện sự phối hợp và khả năng cạnh tranh của tổ chức.

Ưu điểm của hội nghị truyền hình

Hệ thống hội nghị truyền hình là một loại hệ thống hội nghị ảo được thực hiện bởi mạng riêng hoặc internet công cộng. Nó cho phép người dùng phân tán về mặt địa lý để tập hợp lại và trao đổi thông tin thông qua đồ họa, âm thanh và các cách khác, và hỗ trợ mọi người trao đổi và chia sẻ thông tin thời gian thực trong một khoảng cách dài và thực hiện công việc cộng tác.

Các chế độ ứng dụng toàn cầu của các hệ thống hội nghị truyền hình trong các doanh nghiệp bao gồm:

Trước hết, để giao tiếp nội bộ. Phân phối ở các khu vực khác nhau của chi nhánh doanh nghiệp, với sự giúp đỡ của hệ thống hội nghị truyền hình có thể giao tiếp với trụ sở bất cứ lúc nào và bất cứ đâu, không cần lãng phí thời gian trên hành trình, rút ngắn thời gian ra quyết định cho doanh nghiệp, cải thiện hiệu quả hoạt động của công ty.

Thứ hai, hình dung sản phẩm cho công chúng và khách hàng mục tiêu và tăng cường trực giác của họ. Khi nói đi, "nhìn thấy là tin tưởng", bằng cách hiển thị sản phẩm, hãy để khách hàng trực quan nhìn thấy sự xuất hiện của sản phẩm, tình trạng công việc, hiệu suất, v.v., hơn chỉ là một vài bộ dữ liệu thuyết phục hơn.

Thứ ba, hình dung sự tương tác với khách hàng địa phương để nâng cao ý thức của thực tế. Trong quá khứ, giao tiếp với khách hàng ở xa đòi hỏi nhân viên có liên quan phải đi đến hai thành phố vài lần, tốn thời gian và mất thời gian. Sử dụng hệ thống hội nghị truyền hình giống như giao tiếp mặt đối mặt, có thể hiểu nhu cầu của khách hàng kịp thời.

Thứ tư, thực hiện đào tạo tại chỗ cho nhân viên của các doanh nghiệp chi nhánh. Với quy mô ngày càng tăng của các doanh nghiệp và các tổ chức phi tập trung ngày càng tăng, công việc đào tạo và tư tưởng kinh doanh của nhân viên trở nên khó khăn. Đào tạo tập trung tiêu thụ rất nhiều tiền và thời gian. Hệ thống hội nghị truyền hình sẽ giúp các doanh nghiệp thiết lập các lớp đào tạo dựa trên Internet, để giáo viên và sinh viên cách xa giao tiếp và truyền thông mặt đối mặt chân trời, để thực hiện ước mơ của các doanh nghiệp đào tạo và đào tạo từ xa.

Thứ năm, hỗ trợ và bảo trì công nghệ trực quan từ xa cho chính công ty hoặc khách hàng của mình. Thông qua hệ thống phần mềm hội nghị truyền hình có thể được kỹ thuật viên "mặt đối mặt" giải thích, hiệu quả và nhanh chóng giải quyết các vấn đề gặp phải, cải thiện đáng tin cậy của khách hàng và sự hài lòng của doanh nghiệp.

Sáu, hệ thống hội nghị truyền hình của nó có thể được sử dụng để tuyển dụng trực quan. Nó không chỉ tốn thời gian và mất thời gian cho các nhân viên có liên quan đến những nơi khác để tuyển dụng, mà còn vì năng lượng hạn chế của người phụ trách tuyển dụng, họ chỉ có thể đến một số thành phố và bỏ lỡ nhiều tài năng địa phương hơn . Với hệ thống hội nghị truyền hình, người tìm việc có thể giao tiếp trực tiếp "trực tiếp" tại trụ sở chi nhánh địa phương, tiết kiệm thời gian cho cả hai bên và tuyển dụng thêm tài năng cho công ty.

Sự xuất hiện của công nghệ hội nghị truyền hình đã hoàn toàn phá vỡ chế độ họp truyền thống. Đối với những công ty và cá nhân có cuộc họp thường xuyên, chế độ họp cao cấp này khiến họ không còn đi lại được trong một thời gian dài, tiết kiệm chi phí đi lại, giảm tiêu thụ du lịch và tăng tốc độ truyền thông tin tương đương với nâng cao hiệu quả công việc. Giao tiếp bất cứ lúc nào và bất cứ nơi nào làm cho mọi người giao tiếp hiệu quả hơn, bởi vì giao tiếp bằng hình ảnh là cách giao tiếp tự nhiên nhất.

Theo phân tích, một doanh nghiệp có doanh thu hàng năm 20 triệu nhân dân tệ chi 15% chi phí đi lại hàng năm, khoảng 3 triệu nhân dân tệ. Sau khi hệ thống hội nghị video được sử dụng, nó có thể tiết kiệm gần 50%, và chi phí đi lại hàng năm sẽ giảm xuống còn 100-150 nhân dân tệ. Chi phí xây dựng một hệ thống hội nghị video với một nút và 10 nút nhánh tại trụ sở chỉ vài trăm nghìn nhân dân tệ, và chi phí có thể được thu hồi trong vòng chưa đầy một năm. Tiết kiệm chi phí đi lại và truyền thông chỉ là những lợi thế trực quan nhất của hệ thống hội nghị truyền hình, không đáng kể so với lợi ích kinh tế của lợi ích hiệu quả.

Chọn hệ thống hội nghị truyền hình phù hợp nhất

Hệ thống hội nghị truyền hình có liên quan chặt chẽ đến phần cứng, phần mềm và mạng. Tình hình thực tế của mỗi doanh nghiệp là khác nhau và hệ thống hội nghị truyền hình được yêu cầu cũng khác nhau. Chúng ta nên phân tích và giao tiếp với các nhà sản xuất một cách toàn diện và chọn hệ thống hội nghị truyền hình phù hợp nhất.

Theo nền tảng mạng, hệ thống hội nghị truyền hình có thể được chia thành hai loại: hệ thống hội nghị truyền hình dựa trên mạng riêng, hệ thống hội nghị truyền hình dựa trên mạng hỗn hợp và mạng công cộng Internet. Hệ thống hội nghị truyền hình có thể được chia thành hội nghị video phần mềm và hội nghị truyền hình phần cứng. Nói chung, hệ thống hội nghị truyền hình chủ yếu bao gồm bộ điều khiển đa điểm MCU, thiết bị đầu cuối phòng hội nghị, thiết bị đầu cuối máy tính để bàn, cổng PSTN, Gatekeeper và vân vân. Theo chất lượng của hội nghị, có hai loại hệ thống hội nghị video tiêu chuẩn và hệ thống hội nghị video độ nét cao.

Mặc dù đặt một mạng lưới chuyên dụng có thể đảm bảo chất lượng cuộc họp, nhưng chi phí đầu tư cao hơn nhiều, nó không thích hợp cho việc phát triển DNNVV. Trong thực tế, Internet đã phát triển rất tốt, ngay cả các đường ADSL rẻ có thể cung cấp băng thông rộng hơn 384 Kbps, băng thông như vậy hoàn toàn có thể đáp ứng các hội nghị truyền hình rõ ràng, hiệu ứng ứng dụng trơn tru. Vì vậy, nói chung, nó là đủ để chọn Internet công cộng.

Mặc dù chi phí sử dụng giải pháp phần mềm tinh khiết dựa trên PC không cao, mỗi phòng hội nghị phải được trang bị PC đặc biệt, thiết bị thu âm nghe nhìn riêng biệt (như camera USB, tai nghe) và hệ điều hành và phần mềm cơ bản liên quan khác. chi phí lắp đặt, bảo trì và các khía cạnh khác, chi phí không thực sự thấp. . Các giải pháp phần cứng tinh khiết không chỉ đạt được kết quả hội nghị chất lượng cao mà còn hoàn thành tất cả các chức năng thông qua thiết bị đầu cuối tích hợp tích hợp cao, không cần thêm phần cứng và phần mềm, plug-and-play, dễ sử dụng, không cần bảo trì. rẻ hơn phần mềm thuần túy. Nói chung, phần mềm thuần túy là phù hợp hơn cho việc triển khai văn phòng cá nhân (dựa trên PC văn phòng hiện có), trong khi phần cứng thuần túy phù hợp cho việc triển khai phòng hội nghị.

Trong năm 2007, SD video conferencing vẫn là dòng chính của thị trường, chiếm 93,60% thị phần, trong khi hội nghị truyền hình HD, đại diện cho xu hướng tương lai của nâng cấp công nghệ, chiếm 6,40% thị phần. Những ưu điểm của hệ thống hội nghị truyền hình HD nằm ở các khía cạnh sau: số pixel có độ phân giải cao cao hơn có thể cải thiện chất lượng hình ảnh, làm cho hình ảnh trên màn hình lớn rõ ràng và mượt mà hơn; chất lượng video mượt mà và rõ ràng, âm thanh chất lượng cao có thể nâng cao trải nghiệm của người tham gia và giúp người tham gia tập trung vào cuộc họp. Nội dung của hội nghị; đồng thời, hình ảnh độ phân giải cao có thể làm cho hình ảnh màn hình siêu lớn có hình ảnh video rõ ràng, để nhiều người tham gia hơn xuất hiện trên màn hình, để nhiều người tham gia hơn tham gia cuộc họp; hình ảnh độ phân giải cao mang lại độ nét cao, có thể hiển thị chi tiết rõ ràng, đặc biệt là trong đồ họa. Các hoạt động (như bản vẽ thiết kế, thảo luận hoạt hình, bản đồ địa hình, vv) có lợi ích to lớn cho những người từ xa dựa vào giao tiếp trực quan. So với hệ thống hội nghị video tiêu chuẩn, chi phí cao hơn và nhu cầu mạng cao hơn.

Doanh nghiệp cần phân tích toàn diện nhu cầu thực tế của công ty, bao gồm chi phí đầu tư, băng thông mạng, quản lý thiết bị, chọn hệ thống hội nghị truyền hình phù hợp nhất.