Cạnh tranh với sự hợp tác!

Kích thước không quan trọng. Mỗi doanh nghiệp, lớn hay nhỏ, đều sử dụng các phòng hội nghị để tổ chức các cuộc họp nhóm, tổ chức các buổi tư vấn, các buổi tập huấn, các diễn đàn khách hàng và hội nghị tổ chức. Trong quá khứ, số tiền chi cho Công nghệ Truyền thông Thông tin được sử dụng để xác định mức độ cạnh tranh của công ty trên thị trường. Công cụ giao tiếp và cộng tác tốt hơn có nghĩa là vận hành kinh doanh nhiều hơn, giảm chi phí đi lại, tăng năng suất và đổi mới nhanh hơn. Thời gian đã thay đổi. Khi công nghệ trở nên có giá cả phải chăng hơn và dễ tiếp cận hơn, đã đến lúc các doanh nghiệp vừa và nhỏ hợp tác và chống lại.

Năng lực cạnh tranh và Công nghệ

Chiến tranh đổi mới vẫn tiếp tục, nhưng sự khác biệt là các doanh nghiệp nhỏ đã truy cập vào cùng một kho vũ khí để tăng khả năng cạnh tranh của họ. Trong 20 năm qua, các công ty lớn đã được tiếp cận các công nghệ cộng tác tiên tiến để giảm chi phí đi lại và tăng năng suất làm tăng tính cạnh tranh. Họ đã đầu tư vào các giải pháp video dựa trên phần cứng nguyên khối đòi hỏi một khoản đầu tư CNTT lớn cùng với một nhóm các chuyên gia để quản lý một cơ sở hạ tầng rất phức tạp. Các doanh nghiệp vừa và nhỏ chỉ đơn giản là không có các nguồn lực để tận hưởng các loại công cụ cộng tác giống nhau. Nhưng mọi thứ đang thay đổi nhanh chóng.

Các công nghệ Truyền thông và Cộng tác hiện có sẵn dưới dạng phần mềm trên các thiết bị máy tính để bàn và điện thoại di động và được phân phối từ đám mây. Một số miễn phí (Microsoft Skype, Google Hangout, WeChat, Line, ooVoo ...) và một số khác yêu cầu đăng ký dịch vụ cụ thể hàng tháng (Microsoft Skype For Business, Amazon Chime, Zoom, Bluejeans ...). Do đó, giờ đây doanh nghiệp nhỏ và vừa có thể trang bị cho nhóm của họ các công cụ truyền thông tương tự trên thiết bị máy tính để bàn và thiết bị di động để cạnh tranh với những người chơi lớn hơn. Tuy nhiên, khi nói đến việc sử dụng chúng trong phòng họp, họ phải đối mặt với một số thách thức. Đây là lý do tại sao…

Không gian làm việc và hợp tác

Phòng hội thảo đã được khoảng một thời gian rất dài. Phong cách làm việc đã thay đổi đáng kể nhưng các thiết kế và công nghệ đã sử dụng đã được như nhau trong nhiều năm qua. Theo nghiên cứu gần đây, trong số 12,5 triệu phòng hội nghị trên toàn thế giới, chỉ có 3% được trang bị truyền hình hội nghị truyền thống ngày nay. Chi phí thiết bị cao là rào cản chính đối với việc triển khai công nghệ đặc biệt là trong các không gian họp nhỏ hơn. Hơn nữa, 97% số phòng đó chỉ được trang bị màn hình và điện thoại.

Mặc dù những đổi mới công nghệ giúp cho bất kỳ tổ chức nào áp dụng các giải pháp hợp tác và giao tiếp mới, nhưng những người tham dự cuộc họp vẫn lãng phí tới 20% thời gian họp video về các vấn đề kỹ thuật liên quan đến chuẩn bị và kết nối. Trong thời đại số ngày nay, điều này chỉ đơn giản là không thể chấp nhận. Công nghệ nên giúp doanh nghiệp của bạn và không ảnh hưởng đến năng suất và hiệu năng. Vì vậy, chúng ta hãy xem xét kỹ hơn một số vấn đề mà nhân viên gặp phải trong các cuộc họp.

Sự cố do người dùng gặp phải

  Sau khi lắng nghe người dùng cuối, quan sát những người tham dự cuộc họp và phân tích các báo cáo ngành khác nhau, chúng tôi đã xác định được sáu vấn đề tái phát và lưu hành đặc biệt mà các bạn nên biết:

1.Kết nối, bộ điều hợp và độ phân giải màn hình : Thời gian bị lãng phí vì những người thuyết trình cố gắng để tìm đúng adapter hoặc cáp để hiển thị tài liệu trên máy tính xách tay hoặc đơn giản bởi vì họ không thể điều chỉnh độ phân giải màn hình và chất lượng hình ảnh.

2. Máy tính xách tay cho sự cộng tác của nhóm: Hiệu quả bị ảnh hưởng bởi vì những người tham gia sử dụng máy tính xách tay để tham dự các hội thảo trên web và video. Do đó, người ta phải ép trước webcam và microphone để được nghe thấy và ảnh hưởng đến trải nghiệm cuộc họp ảo. Những người ở lại máy ảnh kết thúc đa nhiệm và ít tham gia hơn so với những người khác.

3. Giải pháp hợp tác thống nhất: Khách hàng đang mệt mỏi khi đầu tư vào các hệ thống cộng tác mà chỉ có thể được sử dụng cho một điều. Quá nhiều các giải pháp hội nghị truyền hình, video và web được xây dựng trong các xilô và không tương thích.

4.UC và Chiến lược Không gian làm việc: Nhân viên được trang bị các ứng dụng truyền thông hợp nhất trên tất cả các thiết bị của họ ngoại trừ một trong phòng hội nghị. Họ cảm thấy thất vọng khi buộc phải sử dụng một hệ thống khác với một giao diện khác. Thời gian đang trở thành một hàng hóa hiếm hoi, do đó là sự kiên nhẫn của người dùng.

Ứng dụng Phương tiện Truyền thông xã hội: Các thế hệ trẻ thích phương tiện truyền thông xã hội và các ứng dụng di động. Họ muốn sử dụng chúng trong công việc để làm việc hiệu quả như họ có thể. Tuy nhiên, nhiều chính sách của công ty cấm sử dụng các ứng dụng truyền thông xã hội và người tiêu dùng như Facebook Messenger, WhatsApp, Line, WeChat ...

6. Chia sẻ thông tin theo thời gian thực: Các công ty đầu tư rất nhiều vào các ứng dụng để truy cập vào tất cả các loại dữ liệu trong thời gian thực, nhưng chia sẻ dữ liệu đó trong cuộc họp nhóm thường là vấn đề. Người dùng cần phải có khả năng truy cập vào các dữ liệu đó bằng cách sử dụng hệ thống trong phòng họp để mọi người có thể xem và ở cùng một trang.

Hợp tác thông minh hơn cho SMES

Có một thế hệ mới của Hệ thống Hợp tác Thông minh được thiết kế để làm cho các cuộc họp đội có sự tham gia, hiệu quả và hợp tác hơn. Được thiết kế bởi Tenveo Solutions ở Singapore, ROOMIE® là một loạt các hệ thống hợp tác "mở" (tức là nền tảng và dịch vụ-không tin tưởng) trên Windows 10 Pro cho phép nhân viên truy cập vào bất kỳ ứng dụng của người tiêu dùng hoặc doanh nghiệp; chia sẻ dữ liệu không dây từ bất kỳ thiết bị nào; bắt đầu phiên trò chuyện; tham gia các hội nghị ảo (audio / web / video) và truyền thông trực tuyến trong bất kỳ cuộc họp, học tập hoặc đào tạo không gian.

Tất cả các mô hình của Tenveo đi kèm với máy ảnh, micrô và loa doanh nhân cung cấp trải nghiệm cộng tác cấp doanh nghiệp. Họ tận dụng sức mạnh của phần mềm và đám mây và có sẵn ở một phần nhỏ của giá so với các giải pháp dựa trên phần cứng truyền thống. SMES có thể sử dụng Hệ thống cộng tác thông minh ROOMIE® cùng với các dịch vụ dựa trên đám mây miễn phí như Microsoft Skype hoặc Google Hangout hoặc các dịch vụ UCaaS hoặc VaaS chuyên nghiệp theo đăng ký.

Phần kết luận

Ngày nay, tốc độ kinh doanh nhanh hơn nhiều. Thời gian để thị trường và vòng đời sản phẩm ngắn hơn bao giờ hết. Thế giới là một nơi ngày càng phức tạp và cạnh tranh, nơi năng suất và sự đổi mới là quan trọng. Thành công trong thế giới cạnh tranh cao này đòi hỏi mọi người - ở mọi nơi - phải hợp tác hơn.

Hàng hóa mới này thậm chí còn nhỏ và vừa có thể chiến đấu trở lại mà không phải tiêu tốn rất nhiều tiền vào công nghệ để làm ra nó. Chọn phần mềm, dựa trên đám mây và mở các hệ thống hợp tác thông minh hơn như Tenveo để bạn có thể gặp gỡ, học tập và đào tạo. Và cho phép các nhóm của bạn sử dụng các công cụ cộng tác mà họ cần để giải phóng năng suất và sự đổi mới chưa từng có!

Trong thế giới nhịp độ nhanh này, chúng tôi cũng đang theo kịp The Times. Chúng tôi cũng đang đổi mới. Chúng tôi sẽ tung ra một loạt các sản phẩm mới trong tháng tới.

Chúng ta hãy trông đợi khoảnh khắc đó