Cách thực hiện: Tổ chức một cuộc họp trực tuyến thành công

Nếu bạn điều hành doanh nghiệp của bạn từ các thành phố khác nhau và có thể là các quốc gia, bạn hiểu nhu cầu hội nghị trực tuyến và phần mềm hội nghị trên web. Các chương trình như cuộc họp Tenveo và Hội nghị Vô hạn đã cách mạng cuộc họp cho các công ty và tổ chức lớn. USPS, Bưu điện Hoa Kỳ, có nhiều địa điểm nông thôn, ngoài các địa điểm. Các bưu điện này sử dụng các chương trình phần mềm tương tự để huấn luyện và các cuộc họp nhóm. Các chương trình này rất đơn giản để tạo, lên lịch và tổ chức một cuộc họp.

Vấn đề với các cuộc họp này là cùng một vấn đề của bất kỳ cuộc họp nào: Làm thế nào để bạn có được mọi người tham dự cuộc họp của bạn, và làm thế nào để bạn giữ khán giả của bạn tham gia và quan tâm trong suốt cuộc họp?

Mời tham dự

Nhiều chương trình họp trực tuyến này cung cấp các tính năng lời mời qua email mà bạn có thể sử dụng để mời những người mà bạn muốn tham gia cuộc họp. Nhiều người biết cách gửi email hàng loạt và với những tiến bộ của các chương trình email và tích hợp với các công cụ hội nghị này, bạn có thể mời mọi người chỉ với một vài cú nhấp chuột. Đánh dấu, cắt và dán URL cuộc họp vào phần thân email của bạn khi bạn gửi lời mời. Các chương trình này sẽ đưa người tham gia vào phòng ảo trong cuộc họp để ngay lập tức tất cả những người tham gia phải nhấp vào liên kết trong email.

Một cuộc họp trực tuyến với nhiều máy tínhWeb-based và java-enabled, rất đơn giản để sử dụng các chương trình phần mềm. Mỗi phần mềm sẽ yêu cầu một số thông tin cơ bản như thời gian và ngày bạn muốn cuộc họp của bạn và sau đó sẽ tạo ra một URL cho cuộc họp. Sau đó, bạn có thể cắt và dán liên kết cuộc họp vào email hoặc tin nhắn điện tử khác để mọi người tham dự.

Khi mọi người nhấp vào liên kết, một cửa sổ dựa trên java sẽ mở ra với một vài điều khiển như micrô, bàn phím, bút, hộp văn bản và tô màu. Người điều hành, người tạo ra cuộc họp, có thể kiểm soát các ứng dụng này cho các khách mời cuộc họp. Thông thường một bản trình bày được sử dụng cùng với phần mềm cuộc họp để những người tham dự sẽ có một hướng dẫn để theo dõi những gì đang được chia sẻ trong cuộc họp.

Thực hành một lô

Cô gái thực hiện cuộc họp trực tuyến của mình Có vẻ như ngớ ngẩn, nhưng tập luyện những gì bạn muốn nói là một ý tưởng hay. Nó sẽ làm cho cuộc họp của bạn trôi chảy hơn và cho phép bạn có thời gian để xóa bất kỳ lỗi nào trong bản trình bày của bạn. Mục tiêu của bạn, dù sao, là để khán giả lắng nghe bạn một cách tích cực và không thụ động. Bài trình bày của bạn là một phác thảo thông tin chứ không phải toàn bộ cuộc họp. Với một cuộc họp trực tuyến, bạn được đảm bảo sẽ mất chúng nếu bạn đang làm gì khác hơn là đọc chính xác những gì trên màn hình. Thực hành những gì bạn muốn nói và sử dụng bài trình bày của bạn như một phác thảo không phải là toàn bộ cuộc họp.

Lập kế hoạch một cách cẩn thận, ít hơn nhiều

Doanh nghiệp của bạn chạy với tốc độ kinh doanh. Bạn càng giữ nhân viên của bạn trong một cuộc họp càng ít quan tâm đến họ. Giữ cuộc họp của bạn ngắn, ngọt ngào và nếu bạn có một lịch trình, hãy theo đúng tiến độ. Cố gắng để mọi thứ trong bài trình bày của bạn ở nơi nào có thể, nó sẽ giúp bạn làm cho cuộc họp của bạn thú vị từ giây đầu tiên đến lần cuối cùng.

Nếu bạn thích bài viết này và muốn tìm hiểu thêm về tổ chức các cuộc họp trực tuyến phong phú, chúng tôi cũng khuyên bạn nên đọc bài báo của Tenveo với các mẹo cuộc họp trực tuyến.