Hướng dẫn mua: 5 phải có sản phẩm cho mọi phòng họp hội nghị video

Hướng dẫn mua: 5 phải có sản phẩm cho mọi phòng họp hội nghị video

Tôi đã đọc tiêu đề này của một bài báo gần đây "Không bao giờ đánh giá một cuốn sách bằng bìa của nó, nhưng luôn luôn đánh giá một công ty bằng các phòng hội thảo của nó" - và nghĩ với bản thân mình, điều đó khá khắc nghiệt. Nhưng trên thực tế, các phòng hội thảo của bạn (và không gian hội nghị) nói rất nhiều về công ty của bạn.

Ví dụ, màu sắc và đồ nội thất có thể rất trang trọng hoặc giản dị; chúng có thể lớn, nhỏ hoặc thậm chí chật chội; chúng có thể rất cơ bản (chỉ là một cái bàn và ghế) hoặc chứa quá nhiều công nghệ thật khó để tập trung. Họ có thể có một "sống trong cái nhìn" hoặc xuất hiện mà không ai đã sử dụng nó trong thời gian dài. Trong mỗi trường hợp này, bất kỳ ai hoặc làm việc cho bạn, hoặc đến văn phòng của bạn để họp, sẽ bắt đầu có cảm giác với công ty của bạn.

Mặc dù có hàng trăm quyết định liên quan đến phòng hội nghị và không gian hội nghị của bạn, chúng tôi sẽ tập trung vào khía cạnh công nghệ - bởi vì chúng tôi tin rằng mỗi phòng hội nghị hoặc không gian hội nghị cần phải được bật video. Giá đã giảm đáng kể cho cả phần cứng và dịch vụ, điều đó không còn ý nghĩa nữa khi không cho phép phòng của bạn.

Vậy yêu cầu gì? Những gì bạn thực sự cần cho phòng của bạn để làm cho cả hai dễ sử dụng và hiệu quả chi phí cho công ty? Sau đây là các sản phẩm chính - không có chúng, bạn sẽ không nhận được lợi ích - vì vậy hãy đi sâu vào ..

# 1: Nền tảng hội nghị truyền hình

Bạn phải bắt đầu ở đâu đó, và nơi tốt nhất để bắt đầu là phần mềm và dịch vụ bạn sẽ sử dụng trong công ty của mình. Bất kỳ người hỗ trợ công nghệ nào cũng sẽ bảo bạn chuẩn hóa một giải pháp - có nghĩa là - không làm phức tạp mọi thứ với một số ứng dụng khác nhau. Cá nhân, chúng tôi tin rằng nó có hai giải pháp, hoặc Zoom hoặc RingCentral . Vâng, có những giải pháp khác, Microsoft , Google , GoToMeeting và những giải pháp khác có nền tảng tuyệt vời - nhưng theo chúng tôi, Zoom và RingCentral đại diện cho giải pháp hoàn thiện nhất ở mức giá tốt nhất.

Và có một cách dễ dàng để xác định giải pháp nào trong hai giải pháp bạn chọn - Bạn có muốn tích hợp "giọng nói" (hoặc đường thoại kinh doanh của bạn) không. Nếu vậy, lựa chọn của bạn sẽ là RingCentral, nếu không, thì Zoom.

Cả hai đều cung cấp cùng trải nghiệm Hội nghị truyền hình, tính năng và chức năng. Bởi vì RingCentral sử dụng Zoom làm nhà cung cấp hội nghị truyền hình. Họ thêm giá trị cho nền tảng Zoom bằng cách cung cấp các dịch vụ chỉ có giọng nói - cho phép bạn kết hợp giọng nói và video thành một giải pháp. Nếu bạn không tìm kiếm loại giải pháp đó (một cung cấp duy nhất cho cả hai), thì Zoom là lựa chọn tốt nhất của bạn.

Trong cả hai trường hợp, từ phòng hội thảo hoặc phối cảnh không gian hội nghị, nó chính xác là cùng loại sản phẩm và cấu hình.

# 2: Điều khiển phòng

Thay vì bị cuốn vào máy ảnh và âm thanh ngay lập tức, chúng tôi tin rằng sẽ tốt hơn nhiều khi tập trung vào cách bạn sẽ kiểm soát căn phòng. Mặc dù nó thay đổi theo từng nền tảng hội nghị truyền hình, nhưng điều duy nhất không thay đổi là yêu cầu phải có máy tính để điều khiển các chức năng. Hãy nhớ rằng, ngay cả với tất cả những đổi mới công nghệ trong vài năm qua, bạn vẫn cần sức mạnh xử lý chuyên dụng để đảm bảo hội nghị video của bạn hoạt động đúng.

Cá nhân, chúng tôi tin rằng bạn cần đặt càng nhiều sức ngựa càng tốt trong phòng của bạn, đó là lý do tại sao chúng tôi đã tiêu chuẩn hóa tất cả các bộ dụng cụ của chúng tôi trên Intel Skull Canyon i7 . Máy tính không quạt (8 "x 5" x 1 ") này được thiết kế để sử dụng chơi game - có nghĩa là nó đã sẵn sàng cho bất kỳ ứng dụng chuyên sâu" video "nào bạn ném vào nó. Nó vừa vặn (được gắn) ngay sau màn hình, có Kết nối mạng trực tiếp, wifi và bluetooth và có thể điều khiển hai màn hình một cách dễ dàng. Chúng tôi đã thử nghiệm một số máy tính có cấu hình nhỏ và Skull Canyon hoàn toàn đứng đầu và vượt lên trên tất cả.

Sau máy tính phòng, chúng tôi cần có một tổ hợp bàn phím / chuột tiêu chuẩn (bluetooth) làm thiết bị đầu vào và trong trường hợp Zoom Rooms / RingCentral, chúng tôi có một bàn điều khiển để điều khiển nền tảng phòng hội nghị.

Room Console là một iPad chuyên dụng của Apple với ứng dụng Zoom Rooms được tải. Nó được cấu hình để điều khiển cả ứng dụng Zoom và thiết bị trong phòng. Bắt đầu, dừng, thêm người tham gia, các chức năng phòng khác hoàn toàn được điều khiển bằng bảng điều khiển, cùng với một số chức năng video và âm thanh. Mặc dù đây là một chiếc iPad và có thể chạy các ứng dụng khác, nhưng đây thực sự là một "thiết bị" được xây dựng cho mục đích phòng và nên được xử lý như vậy.

Được định cấu hình đúng, bộ sản phẩm này sẽ kiểm soát mọi khía cạnh của hội nghị video của bạn - từ bắt đầu / kết thúc cuộc họp của bạn, những gì được chia sẻ trên màn hình, camera và âm thanh. Theo quan điểm của chúng tôi, việc có một cấu hình nhất quán các sản phẩm để điều khiển phòng là rất quan trọng - bởi vì bạn muốn nó hoạt động trơn tru, bất kể phòng nào, hoặc vị trí mà ai đó tình cờ ở trong công ty của bạn. Đó là lý do tại sao chúng tôi đã tiêu chuẩn hóa các sản phẩm này và mọi bộ sản phẩm đều có cùng một sản phẩm.

# 3: Máy ảnh

Như chúng ta đã nói về Hướng dẫn mua hàng khác, phòng và mục đích sẽ quyết định máy ảnh nào sẽ mua máy ảnh. Không phải tất cả các phòng đều được tạo ra bằng nhau, một số phòng dài và hẹp, một số phòng lớn và vuông, một số khác là không gian lộn xộn trong một không gian văn phòng mở. Cùng với đó, một số phòng được sử dụng thường xuyên hơn để cập nhật hoặc họp nhân viên, trong khi một số phòng khác được sử dụng cho các nhóm dự án hoặc bán hàng làm phòng chiến tranh, và một số phòng khác là không gian đào tạo dành riêng.

Khi kết hợp máy ảnh với cả phòng và sử dụng, trước tiên bạn sẽ thu hẹp lựa chọn của mình và thứ hai, sẽ dễ dàng hơn nhiều khi đánh giá máy ảnh này với máy ảnh khác - có thể là "nướng" giữa hai máy ảnh, hoặc chỉ so sánh các tính năng và chức năng .

Các cân nhắc quan trọng đối với máy ảnh bao gồm Trường quan sát (FOV), chức năng PTZ, tính năng thu phóng, độ phân giải và cách tất cả những điều đó được kiểm soát. Nhiều máy ảnh đi kèm với một số loại điều khiển từ xa, hoặc điều khiển từ xa vật lý hoặc phần mềm, để điều khiển quan điểm của máy ảnh. Chẳng hạn, AVer CAM520 đi kèm với một điều khiển từ xa có thể được lập trình với tối đa 10 "cài đặt trước". Điều này cho phép bạn nhanh chóng thay đổi chế độ xem của camera, chỉ bằng một nút bấm - rất hữu ích khi bạn có phòng và bạn muốn đảm bảo bạn có thể tập trung vào một người trong phòng, hoặc có thể là một cái gì đó như bảng trắng.

Khi nhìn vào máy ảnh, không phải lúc nào máy ảnh cũng có "thông số kỹ thuật" tốt nhất sẽ chiến thắng, nó phải là thứ phù hợp nhất với cả mục đích và phòng.

# 4: Âm thanh

Một số người bị nhầm lẫn khi chúng tôi nói "âm thanh", bởi vì họ đã quen nói "đường dây điện thoại" hoặc đường dây hội nghị. Hội nghị truyền hình là một chút khác nhau. Mặc dù ai đó có thể "quay số" cho một hội nghị video, nhưng trong hầu hết các trường hợp, mọi người tham gia qua kết nối mạng của họ và hội nghị video cuối cùng là một dịch vụ "mạng".

Với hội nghị truyền hình, điều cực kỳ quan trọng là âm thanh phải rõ ràng và trực tiếp. Là người tham gia (không phải trong phòng), bạn muốn họ có cảm giác "trong phòng" - không có điều đó, bạn sẽ mất một trong những lợi ích chính của hội nghị video. Để tạo cảm giác trong phòng, mọi người trong phòng cần được lắng nghe (khi thích hợp) và những tiếng động khác cần phải được loại bỏ. Không có gì tệ hơn là âm thanh của giấy tờ bị xáo trộn hoặc máy tính xách tay di chuyển trên bàn, là tiếng người nghe nói. Hoặc, không thể nghe ai đó qua loa trong phòng.

Hệ thống âm thanh của bạn cần được quản lý dễ dàng, âm lượng loa, tắt tiếng, v.v ... là tất cả các chức năng quan trọng để tinh chỉnh âm thanh cho cả phòng và chính cuộc họp. Mặc dù chúng tôi thường sử dụng âm thanh trên bàn, hoàn hảo cho hầu hết mọi không gian hội nghị, chúng tôi bắt đầu thấy sự thay đổi sang âm thanh "được cài đặt" nhiều hơn. Chúng có thể phức tạp hơn một chút (mặc dù chúng ta đã thấy yếu tố phức tạp giảm dần qua nhiều năm) so với đầu bảng, nhưng chúng cũng có thể cung cấp trải nghiệm tốt hơn cho cả những người tham dự cuộc họp trực tuyến và trong phòng. Lợi ích đầu tiên là bảo hiểm phòng đầy đủ với micrô - bạn có thể có tất cả các micrô có sẵn hoặc bạn có thể tắt tiếng micrô cụ thể. Ưu điểm khác là căn phòng sẽ trông sạch sẽ như thế nào so với âm thanh để bàn với micro mở rộng. Tất cả các hệ thống dây và cáp đều ở ngoài tầm nhìn, bảng chủ yếu là một không gian mở không có sự lộn xộn bổ sung.

Thế hệ tiếp theo của sản phẩm âm thanh sẽ nhỏ hơn, tích hợp hơn và có khả năng lọc và kiểm soát tốt hơn. Hầu hết trong số đó sẽ tự động, được điều khiển bởi phần mềm nội bộ - nhưng cũng sẽ có các điều khiển tích hợp, phần mềm khu vực đó dựa trên cơ sở tổ chức cuộc họp có thể kiểm soát.

Điều quan trọng cần nhớ với âm thanh phòng là hai điều: phạm vi mic cho âm thanh rõ ràng cho người tham gia trực tuyến và vùng phủ sóng loa cho những người trong phòng. Sau đó, nó chuyển sang các chức năng cụ thể cho phòng hoặc tình huống của bạn.

Lưu ý đặc biệt: Nếu bạn đang đào tạo / giảng dạy, bạn sẽ muốn mở rộng tìm kiếm sản phẩm của mình để bao gồm micrô của người thuyết trình - có tất cả các loại và kích cỡ. Điều quan trọng là đảm bảo chúng được chế tạo riêng để sử dụng cho hội nghị video và điều chỉnh để liên lạc bằng giọng nói.

# 5: Hiển thị

Mặc dù đây là sản phẩm cuối cùng mà chúng ta sẽ thảo luận, nhưng điều đó không có nghĩa là nó ít quan trọng nhất. Những gì chúng tôi đã tìm thấy liên quan đến màn hình phòng là thế này - trừ khi bạn yêu cầu màn hình tương tác (và giá của những thứ đó đang giảm), thật dễ dàng để mua những thứ đó tại địa phương. Hiển thị vận chuyển là khó khăn và đắt tiền. Chúng có thể bị hư hỏng dễ dàng trong quá trình vận chuyển, và điều đó có nghĩa là sự chậm trễ với việc trả lại và giao hàng chéo. Chúng tôi tập trung hoàn toàn vào màn hình tương tác vì điều này. Bạn có thể đến cửa hàng bán lẻ điện tử hộp lớn tại địa phương và nhận màn hình 75 "+ 4K UltraHD và nhận chúng hoặc giao chúng tại địa phương.

Bộ dụng cụ phòng của chúng tôi thường không bao gồm màn hình, mặc dù chúng tôi đang tạo ra ngày càng nhiều bộ dụng cụ bao gồm màn hình tương tác. Vì vậy, tùy thuộc vào sở thích của bạn và cách bạn muốn sử dụng phòng của mình - bạn có thể tốt hơn nên mua màn hình của mình tại địa phương. Chúng tôi khuyên bạn nên mua chất lượng cao nhất bạn có thể đủ khả năng và nếu bạn muốn màn hình kép, hãy lấy hai màn hình giống nhau.

Tóm lại, bạn xứng đáng với điều tốt nhất cho phòng hội nghị video mới của bạn, phù hợp với cả phong cách làm việc và ngân sách của công ty bạn. Chỉ cần nhớ, việc quản lý và hỗ trợ một số "cấu hình" hạn chế sẽ dễ dàng hơn và nhân viên của bạn sẽ dễ dàng sử dụng phòng hơn nếu tất cả đều giống nhau trong thiết lập. Mua cho cả phòng kết hợp với mục đích và bạn sẽ không đi sai.

Và nếu bạn có bất kỳ câu hỏi, chỉ cần liên hệ với chúng tôi.